Administratör, Arbetsmarknads- och integrationsavdelningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsmarknads- och integrationsavdelningen i Umeå kommun ansvarar för integration av nyanlända och arbetsmarknadsfrågor inom Umeå kommun. Vi hjälper till med vägledning, skapar möjligheter och bidrar till nya färdvägar för människor som behöver stöd för att komma in och vidare i samhälls- och arbetslivet och bidrar till kompetensförsörjning ur ett såväl lokalt som regionalt perspektiv. 

Vi är en dynamisk organisation, som utmärks av stor flexibilitet och anpassningsförmåga för att möta nya lagkrav och förändrade omvärldsfaktorer. Avdelningen söker ofta projektmedel i samverkan med andra parter för att utveckla verksamheten. Under 2026 sker ett arbete inom avdelningen för att hantera aktivitetskravsreformen, vilket kommer att innebära en ökning av antalet deltagare i våra verksamheter.  

Stödfunktionen inom avdelningen söker nu en erfaren, engagerad och serviceinriktad administratör som vill bidra till avdelningens uppdrag. Stödfunktionen ansvarar bland annat för administration kring aktivitetskravsreformen, reception, fastighetsskötsel men också beställningar, fakturahantering, projektadministration och löne- och anställningsstöd till chefer i kommunal verksamhet.

Hos oss får du en varierad arbetsdag där du möter människor, löser problem och ger stöd till både kollegor, deltagare och besökare.

Dina arbetsuppgifter
Som administratör är du bland annat navet i det dagliga arbetet kring deltagaraktiviteterna. Du hanterar anmälningar, schemaläggning, lokalbokning och logistik kring gruppstarter, material och deltagarkommunikation. I uppdraget ingår att navigera och vid behov skapa digitala lösningar för bokning och deltagarflöden.

Utöver aktiviteterna fungerar du som administrativt stöd till projektverksamheten, en roll som kräver mångsidighet och förmåga att växla mellan olika typer av uppdrag som exempelvis kontroll och rapportering enligt finansiärernas krav, bevakning av anställningsregler för projektanställda, schema, arbetstider och löneunderlag.

Därutöver innefattar rollen beställningar och granskning av fakturor, löneregistrering, bemanning i receptionen och andra sedvanliga administrativa arbetsuppgifter. Som administratör jobbar du med ständig förbättring av våra befintliga processer och arbetssätt, du har en central funktion inom avdelningen och är en viktig del i vårt gemensamma arbete.

Om dig
Vi söker dig som är strukturerad och serviceinriktad, med sinne för detaljer utan att tappa helheten. Du är bekväm med digitala verktyg, snabb på att lära dig nya system och ser möjligheter i att skapa ordning där den inte finns ännu. Du trivs i en stödjande roll och förstår att ditt arbete är en förutsättning för att andra ska kunna göra sitt. Du har lätt för att samarbeta med andra och trivs med att arbeta strukturerat, är kvalitetsmedveten och har förmågan att självständigt planera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter.

Du klarar av att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, både kvalificerade och enklare uppgifter. Eftersom arbetsbelastningen och uppgifterna kan variera över tid, är det viktigt att du har förmågan att hantera tillfälliga arbetsanhopningar och enkelt kan anpassa dig till förändringar. Vi lägger stor vikt vid din personliga lämplighet.

Krav

• Gymnasieexamen
• Några års erfarenhet av administration inom offentlig verksamhet eller privat sektor
• Erfarenhet inom de närmaste tre åren av en roll där administration har varit den huvudsakliga arbetsuppgiften
• Mycket goda systemkunskaper i Office-paketet, särskilt i Excel med erfarenhet av att arbeta med statistik, kvalitet och uppföljning
• Erfarenhet av andra IT-baserade system
• Obehindrade kunskaper i svenska i tal och skrift samt goda kunskaper i engelska i tal och skrift
• Giltigt utdrag ur belastningsregistret

Meriterande

• Eftergymnasial utbildning inom administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Erfarenhet av arbete med administration inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av arbete i Visma RoR, Personec och/eller Proceedo
• B-körkort 

Varmt välkommen med din ansökan!

Provanställning kan komma att tillämpas.