Registrator till Utbildningsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Utbildningsförvaltningen inrymmer verksamheterna förskola, grundskola, gymnasieskola samt vuxenutbildning. Förvaltningen styrs av två nämnder för- och grundskolenämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Utbildningsförvaltningen leds av utbildningsdirektör och har totalt ca 5 000 medarbetare.

På utbildningsförvaltningens kontor arbetar ca 60 personer inom ekonomi, personal, utveckling, kommunikation, lokalplanering och kansli. Vi ger stöd och service till verksamheten och utbildningsförvaltningens två nämnder samt ger service till medborgare inom vårt kompetensområde. 

Vi söker nu en ny registrator till vår enhet. 

Dina arbetsuppgifter
Som registrator kommer du att arbeta med postöppning, diarieföring och fördelning av inkomna handlingar samt expediering. Du ansvarar för utlämnande av allmänna handlingar, besvarar förfrågningar från medarbetare, politiker och allmänhet, tilldelar behörigheter i dokumenthanteringssystemet samt förbereder slutbehandlade ärenden för arkivering.

Du har delegationsansvar för nekande att lämna ut handling, rättidsbedömning och undertecknande av mottagningsbevis. I din roll kommer du att ha kontakt med andra myndigheter, möta upp förfrågningar från allmänheten och ge service till kontorets medarbetare i ärendehanteringsfrågor. Detta gör du i nära samarbete med diariets övriga medarbetare. Du kommer dessutom att arbeta som personuppgiftskoordinator. Det innebär att du ska bedriva ett aktivt dataskyddsarbete genom bl.a.  rapportering och uppföljning av incidenter, granskning av PUB-avtal samt framtagande risk- och sårbarhetsanalyser

Rollen som registrator innefattar även att utbildar chefer och medarbetare i myndighetsutövning, kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor och i kommunens regelverk för dokument och ärendehantering. Du utvecklar nya rutiner eller reviderar befintliga planer såsom dokumenthanteringsplaner. Du kommer dessutom arbeta med bevakning av kommungemensamma registratorsfrågor och delta i nätverk.

I övrigt ingår allmänt förekommande administrationsuppgifter såsom mötesbokningar, beställningar och fakturahantering.

Om dig
Du har relevant högskoleutbildning, t ex inom offentlig förvaltning, statsvetenskap eller juridik samt erfarenhet av arbete med liknande arbetsuppgifter. Du har även grundläggande kunskaper i förvaltningsrätt, kommunalrätt och sekretess och är insatt i de villkor som gäller inom en politisk styrd organisation. Meriterande är att ha arbetat några år med registratorsuppgifter inom offentlig förvaltning.

Som registrator är det viktigt att du är en självgående och utåtriktad person med känsla för såväl kvalitet som relationer. Arbetet innebär kontakter både internt som externt och det är därför viktigt att du har god samarbetsförmåga, är kommunikativ och alltid försöker skapa bästa möjliga möte med de du möter i ditt arbete. Du har förmåga att leda, driva och följa upp processen dokument- och ärendehantering samt gör tillsammans med processdeltagarna ständiga förbättringar. Du har också en god pedagogisk förmåga då rollen innebär att utbilda chefer och medarbetare i förvaltningsrättsliga frågor och i kommunens regelverk.

Du är trygg i din roll, noggrann, och är van att fatta beslut och att dokumentera. Du förstår vikten av att följa aktuella lagrum, rutiner och policys. Eftersom du kommer att författa texter och bland annat svara andra myndigheter är det viktigt för oss att du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift samt har en hög språklig kompetens där du är tydlig i din kommunikation för att leverera hög kvalitet. 

För att lyckas i rollen behöver du kunna hantera flera uppgifter parallellt, ibland inom snäva tidsramar. Du har därför en mycket god förmåga att organisera och strukturera arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.

För oss är det viktigt att du som person har ett positivt och flexibelt förhållningssätt, att du trivs med att hålla en hög servicenivå och har ett gott bemötande. Därför sätter vi stort värde på personlig lämplighet.

Om Umeå kommun