Denna annons är inte tillgänglig!
Utbildningsförvaltningen inrymmer verksamheterna förskola, grundskola, gymnasieskola samt vuxenutbildning och arbetsmarknad. Förvaltningen styrs av två nämnder för- och grundskolenämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Utbildningsförvaltningen leds av utbildningsdirektör och har totalt ca 5 000 medarbetare.
På utbildningsförvaltningens kontor arbetar ca 60 personer inom ekonomi, personal, utveckling, kommunikation, lokalplanering och kansli. Vi ger stöd och service till verksamheten och utbildningsförvaltningens två nämnder samt ger service till medborgare inom vårt kompetensområde.
Idag ställs allt högre krav på myndigheters dokument- och ärendehantering. I takt med ökad digitalisering ökar också kravet på informationssäkerhet för att säkerställa att diarieinformationen är korrekt och stabil, att ärendehanteringen är snabb och rättssäker samt att informationen blir tillgänglig för allmänheten i den omfattning som lagen och vår demokrati kräver. Mot bakgrund av detta arbetar vi för att utveckla och kvalitetssäkra hela dokumenthanteringskedjan inom förvaltningen varför vi nu söker en dokumentcontroller till utbildningskontoret.
Dina arbetsuppgifter
I rollen som dokumentcontroller ingår att:
Du kommer att ingå i ett arbetslag tillsammans med nämndsekreterare, nämndhandläggare och skoladministratör. Arbetslaget arbetar gemensamt fram rutiner för dokumentstyrning och kvalitetssäkring i samråd med olika kompetenser och andra verksamhetskunniga. Du kommer dessutom arbeta med bevakning av kommungemensamma dokumenthanteringsfrågor och delta i nätverk.
Om dig
Du har en akademisk utbildning med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap, statsvetenskap, juridik eller annan inriktning som vi bedömer likvärdig. Du är väl förtrogen med lagar inom området såsom förvaltningsrätt, kommunalrätt, sekretess och är insatt i de villkor som gäller inom en politisk styrd organisation. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift. Meriterande är att ha arbetat ett par år med registratur, ärende- och dokumenthantering och/eller dokumentledningssystem inom offentlig förvaltning
Som dokumentcontroller är det viktigt att du är en självgående och utåtriktad person med känsla för såväl kvalitet som service. Arbetet innebär kontakter såväl internt som externt och det är därför viktigt att du har god samarbetsförmåga, är kommunikativ och alltid försöker skapa bästa möjliga möte med de du möter i ditt arbete. Du har förmåga att leda, driva och följa upp dokumenthanteringsprocessen samt strävar efter att tillsammans med processdeltagarna göra ständiga förbättringar. Du har också en god pedagogisk förmåga då rollen innebär att utbilda chefer och medarbetare i förvaltningsrättsliga frågor och i kommunens regelverk.
Du är trygg i din roll, noggrann och är van att fatta beslut och att dokumentera. Du förstår vikten av att följa aktuella lagrum, rutiner och policys. Eftersom du kommer att författa texter och bland annat svara andra myndigheter är det viktigt att du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift samt har en hög språklig kompetens där du är tydlig i din kommunikation för att leverera hög kvalitet.
För att lyckas i rollen behöver du kunna hantera flera uppgifter parallellt, ibland inom snäva tidsramar. Du har därför en mycket god förmåga att organisera och strukturera arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.
För oss är det viktigt att du som person har ett positivt och flexibelt förhållningssätt, att du trivs med att hålla en hög servicenivå och har ett gott bemötande. Därför sätter vi stort värde på personlig lämplighet.
Om Umeå kommun
Anställningsform | Tillsvidareanställning |
---|---|
Anställningens omfattning | Heltid |
Tillträde | Enligt överenskommelse |
Löneform | Månadslön |
Antal lediga befattningar | 1 |
Sysselsättningsgrad | 100% |
Ort | Umeå |
Län | Västerbottens län |
Land | Sverige |
Referensnummer | 2021/223 |
Kontakt |
|
Facklig företrädare |
|
Publicerat | 2021-04-13 |
Sista ansökningsdag | 2021-04-23 |