Nämndsekreterare till Utbildningsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Utbildningsförvaltningen inrymmer verksamheterna förskola, grundskola, gymnasieskola samt vuxenutbildning. Förvaltningen styrs av två nämnder för- och grundskolenämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Utbildningsförvaltningen leds av utbildningsdirektör och har totalt ca 5 000 medarbetare.

På utbildningsförvaltningens kontor arbetar ca 60 personer inom ekonomi, personal, utveckling, kommunikation, lokalplanering och kansli. Vi ger stöd och service till verksamheten och utbildningsförvaltningens två nämnder samt ger service till medborgare inom vårt kompetensområde. Vi söker nu en ny nämndsekreterare till vår enhet.

Dina arbetsuppgifter 
Som nämndsekreterare kommer du att leda och utveckla processen nämndadministration samt vara nämndsekreterare i två nämnder. Du upprättar kallelser, skriver protokoll och expedierar handlingar samt ger stöd och service till politikerna. Du arbetar tillsammans med kanslichefen med formell granskning av ärenden till nämnd och ger råd om ärendehantering till handläggare. Hantering av nämndernas mötesbokningar och arvoden ingår även i arbetsuppgifterna. I din roll kommer du ha ett nära samarbete med de båda ordförandena i nämnderna.

Du har delegationsansvar för skolskjutsreglemente och nekande att lämna ut handling. I arbetsuppgifterna ingår även att bereda ärenden till delegat och nämnd. Du kommer dessutom att arbeta som personuppgiftskoordinator vilket innebär att bedriva ett aktivt dataskyddsarbete såsom rapportering och uppföljning av incidenter.

Du utför allmänt förekommande diariearbete såsom registrering av allmänna handlingar, expediering och arkivering i nära samarbete med kansliets medarbetare.

Du utbildar chefer och medarbetare i myndighetsutövning, kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor och i kommunens regelverk för dokument och ärendehantering. Du kommer dessutom arbeta med bevakning av kommungemensamma nämndhanteringsfrågor och delta i nätverk.

Om dig
Du har relevant högskoleutbildning, exempelvis inom offentlig förvaltning, statsvetenskap eller juridik samt erfarenhet av arbete med liknande arbetsuppgifter. Du har även grundläggande kunskaper i förvaltningsrätt och kommunalrätt samt är insatt i de villkor som gäller inom en politisk styrd organisation.

Som nämndsekreterare är det viktigt att du är en självgående och utåtriktad person med känsla för såväl kvalitet som relationer. Arbetet innebär kontakter både internt som externt och det är därför viktigt att du har god samarbetsförmåga, är kommunikativ och alltid försöker skapa bästa möjliga möte med de du möter i ditt arbete. Du har förmåga att leda, driva och följa upp processen nämndadministration och gör tillsammans med processdeltagarna ständiga förbättringar. Du har också en god pedagogisk förmåga då rollen innebär att utbilda chefer och medarbetare i förvaltningsrättsliga frågor och i kommunens regelverk.

Du är trygg i din roll, noggrann, och är van att fatta beslut och att dokumentera. Du förstår vikten av att följa aktuella lagrum, rutiner och policys. Eftersom du kommer att författa texter och skriva protokoll är det viktigt för oss att du har goda kunskaper i svenska i både tal och skrift samt har en god språklig förmåga där du är tydlig i din kommunikation för att leverera hög kvalitet. 

För att lyckas i rollen behöver du kunna hantera flera uppgifter parallellt och ibland inom snäva tidsramar. Du har därför en mycket god förmåga att organisera och strukturera arbetsuppgifter på ett effektivt sätt och du tycker om att arbeta med deadlines.

Som person har du ett positivt och flexibelt förhållningssätt, du trivs med att leda processer och att starta igång olika aktiviteter.  Som nämndsekreterare får du ett stort eget ansvar där du får möjlighet att driva utvecklings- och förbättringsarbete och samtidigt utvecklas i din roll.

Vi sätter stort värde på personlig lämplighet.

Välkommen med din ansökan! Du kan antingen bifoga ditt cv och personliga brev alternativt fylla i dina uppgifter i ansökningsformuläret.

Om Umeå kommun