Registrator med controllerfunktion till Utbildningsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Utbildningsförvaltningen inrymmer verksamheterna förskola, grundskola, gymnasieskola samt vuxenutbildning och arbetsmarknad. Förvaltningen styrs av två nämnder; för- och grundskolenämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Utbildningsförvaltningen leds av utbildningsdirektör och har totalt ca 5 000 medarbetare.

På utbildningsförvaltningens kontor arbetar cirka 70 personer inom ekonomi, personal, utveckling, kommunikation, lokalplanering och kansli. Vi ger stöd och service till verksamheten och utbildningsförvaltningens två nämnder samt ger service till medborgare inom vårt kompetensområde. 

Idag ställs allt högre krav på myndigheters dokument- och ärendehantering. Det är viktigt att säkerställa att denna hantering är snabb och rättssäker samt att information blir tillgänglig för allmänheten i den omfattning som lagen och vår demokrati kräver. Därför arbetar vi för att utveckla och kvalitetssäkra hela dokumenthanteringskedjan inom förvaltningen och söker nu en registrator med controllerfunktion till utbildningskontoret.

Dina arbetsuppgifter
I rollen som registrator med controllerfunktion ingår bland annat att:

hantera inkommande post, diarieföra och fördela inkomna handlingar samt expediera handlingar. löpande ge råd, stöd och service till kollegor, chefer och förtroendevalda

• bedöma hantering av allmänna handlingar, sekretess och utlämnande av handlingar samt fatta delegationsbeslut avseende nekande att lämna ut handling, rättidsbedömning m.m.
• förbereda slutbehandlade ärenden för arkivering
• leda arbetet med att kvalitetssäkra och utveckla hållbara arbetsrutiner inom hela dokumenthanteringskedjan gällande t.ex. diarierutiner och dokumenthanteringsplaner

Du kommer att ingå i ett arbetslag tillsammans med nämndsekreterare, nämndshandläggare och skoladministratör. Arbetslaget arbetar gemensamt fram rutiner för dokumentstyrning och kvalitetssäkring i samråd med olika kompetenser och andra verksamhetskunniga.

Om dig
Vi söker dig som har ett genuint intresse för service och som har god samarbetsförmåga för att hitta gemensamma lösningar till stöd för kollegor, chefer och förtroendevalda. Du har en högskoleutbildning med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning, alternativt erfarenhet, som vi bedömer som likvärdig. Du har grundläggande kunskaper om offentlighet- och sekretesslagstiftning och det är önskvärt att du är insatt i de villkor som gäller inom en politisk styrd organisation. Du bör ha arbetat ett par år med administration, ärende- och dokumenthantering och har du erfarenhet av kvalitetssäkring inom privat eller offentlig sektor är det starkt meriterande.

Som registrator med controllerfunktion är det viktigt att du är en självgående och utåtriktad person med känsla för såväl kvalitet som service. Arbetet innebär kontakter såväl internt som externt och det är därför viktigt att du har god samarbetsförmåga, är kommunikativ och alltid försöker skapa bästa möjliga dialog med dem du möter i ditt arbete. Du har förmåga att leda, driva och följa upp dokumenthanteringsprocessen och strävar efter att tillsammans med andra göra ständiga förbättringar.

Du är trygg i din roll, noggrann och är van att fatta beslut och att dokumentera. Du förstår vikten av att följa aktuella lagrum, rutiner och policys. Eftersom du kommer att författa texter och bland annat kommunicera med andra myndigheter är det viktigt att du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift samt har en hög språklig kompetens.

För att lyckas i rollen behöver du kunna hantera flera uppgifter parallellt, ibland inom snäva tidsramar. Du har därför en mycket god förmåga att organisera och strukturera arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.

För oss är det viktigt att du som person har ett positivt och flexibelt förhållningssätt, att du trivs med att hålla en hög servicenivå och samarbeta med olika funktioner samt har ett gott bemötande. Därför sätter vi stort värde på personlig lämplighet.