Verksamhetsadministratör till Haga vård- och omsorgsboende - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Haga vård- och omsorgsboende ligger på nedre delen av Haga, nära centrum i ett kvarter med en vacker utemiljö. Vård- och omsorgsboendet består av ett gruppboende med 48 lägenheter. Huset är byggt år 1998. Altaner och balkonger gör det möjligt för utevistelse stora delar av året. Haga är ett kommunalt vård- och omsorgsboende. Ett av de mest enastående dragen hos Haga Vård- och omsorgsboende är vår personal. Här arbetar dedikerade personer som brinner för att skapa en trygg och hemliknande miljö för våra boende. Personalen är en härlig mix av erfarenhet och ungdomlig entusiasm. Vi ser vårt åldersspann och olika kulturer som en styrka. 

Vi söker nu en verksamhetsadministratör till vårt team! Hos oss får du chansen att arbeta i en inspirerande miljö där gemenskap och kvalitativ vård står i fokus. Vi ser framemot att välkomna dig till teamet. Du kommer arbeta nära oss chefer och vara med och bidra till vår framgångssaga!

Dina arbetsuppgifter
Dina arbetsuppgifter innebär att:

• Självständigt arbeta med korttidsfrånvaron, ta emot daglig frånvaro och ansvara för att fördela verksamhetens gemensamma resurspass. Vid frånvaro lägga beställning till bemanningscentrums vikariepool samt vikarieanskaffa vid behov.
• Vara kontaktperson mot bemanningscentrum avseende pool och korttidsbemanning.
• Lägga upp och dagligen uppdatera schemablad och vikarielistor på SharePoint
• Lägga timanställningar, och vikariernas timtid samt registrera frånvaro och bevaka frånvaroansökningar i Personec.
• Lägga beställningar, granska fakturor och kvittera följesedlar, ta emot och fördela ut varor.
• Skriva ut e-inköp och lägga beställningar med god kunskap om beställartorget och Procedo.
• Beställa behörigheter, fördela passagekort/taggar, namnbrickor och arbetskläder till nya medarbetare.
• Göra schematekniska förändringar i MA i dialog med verksamhetens schemastöd och enhetschef. Lägga om aktiviteter för bokade resurspass samt övrig frånvaro
• Utföra och ha kunskap kring drift, underhåll, beställning och hantering av boendets larm- och låssystem.
• Göra felanmälan till fastighet och är kontaktperson till verksamhetens vaktmästare.
• Boka resurspass för värdeskapande aktiviteter, ex, genomförandeplaner, möten, utbildningar mm i schemabladen.
• Hanterar verksamheten post, beställa internkuvert och frankerade kuvert, fördela post.
• Hantera verksamhetens parkeringar.
• Övrigt förekommande uppgifter som delegerats från enhetschef     

Om dig
Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av att självständigt arbeta med administrativa arbetsuppgifter. Du har en gymnasieutbildning och det är positivt om du har eftergymnasialutbildning som t.ex. personalvetare, socionom eller likvärdig. 

Du har goda datakunskaper och kunskap i Officepaketet då datorn kommer vara ditt främsta arbetsverktyg. Vi arbetar i Treserva och Personec P och ser det som meriterande om du har erfarenhet av dessa program. Har du även erfarenhet från vården eller äldreomsorgen är det meriterande.  

Som person har du förmåga att prioritera och kunna arbeta självständigt samtidigt som du har ett prestigelöst förhållningssätt. Du är bra på att hantera människor och har ett gott bemötande, även i stressade situationer. Vi tror du är en dynamisk och stresstålig person som trivs i ett varierat tempo. Vi tror även att du är en person som vill växa med rollen. 

Arbetstiden är förlagd dagtid, måndag-fredag.

För denna tjänst krävs det goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet

Tillträde enligt överenskommelse.

Urval och intervjuer sker under vecka 40 och 41.